Электронный документооборот

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Наша компания - это географически распределенный холдинг: мы работаем в Центральной России, Приморье, на Алтае, Камчатке… Между центральной компанией и дочерними предприятиями происходит довольно большой документооборот. Поэтому было принято решение о переходе на ЭДО, и наша компания выбрала СБИС. На практике убедились, что начать работу в СБИС просто: скачали обработку для 1С, настроили по инструкции, провели пилот внутри компании и начали работать. Причем, большинство авиакомпаний, с которыми мы сотрудничаем, уже работали в СБИС. На данный момент 95% документооборота Аэрофьюэлз Интернешенел идет через СБИС.

Входящие документы у нас согласуют 4 отдела. На бумаге это долго, а если документ терялся, то «концы» было не найти. С 2015 года МОЭК, Мосводоканал и другие контрагенты начали присылать нам акты и счета-фактуры в СБИС. Настройка согласования в системе была быстрой - провели ее без выезда специалиста СБИС. Теперь документы в СБИС поступают на согласование по очереди в каждый отдел. Только в случае одобрения документа всеми отделами, он поступает на резервирование денег для оплаты, а после на подписание к начальнику университета. Теперь быстро подписываем, оплачиваем, и документы не теряются и не забываются.

Мы уже работаем в СБИС, здесь же подключили МЧД. Ее легко оформить: заходим в документы, находим позицию доверенности, заводим новую и вводим данные сотрудника. Можем выбрать области, в которых сотрудник будет подписывать документы от имени организации. Когда руководитель согласует документ, регистрируем его. А если работник увольняется, легко отзываем МЧД, процесс похожий. Нам важно, чтобы все работало и мы без проблем проводили закупки. Поэтому ценно, что Тензор поддерживает наши бизнес-процессы. Например, у сотрудников не получалось загрузить в систему новую форму МЧД, а специалисты помогли нам.

Уже 2 года отправляем все платежно-расчетные документы клиентам в СБИС - всего один сотрудник справляется с этой задачей за минуты. СБИС поддержал как нашу индивидуальную визуализацию счетов и актов, так и форму абонентского договора для упрощения подключения новых компаний. Согласование оплат за связь, «коммуналку» и рекламу свелось к подписанию актов прямо в СБИС. На нашем сайте мы агитируем клиентов начать обмен документами с нами. А СБИС предоставляет страницу входа в систему с нашим логотипом и с видео-инструкциями по работе, чем помогает начать документооборот с теми, кто еще не подключен.

У нас доверенности курирует один сотрудник, другим нужно было записываться к нему на прием, ехать в офис и стоять в очереди. Мы хотели найти такой инструмент, который позволил бы выдавать МЧД электронно. И мы нашли этот сервис в системе, в которой уже работаем: в СБИС. Теперь доверенности и другие электронные документы оформляем онлайн. Не нужно ничего распечатывать и выезжать в офис. Чтобы выдать машиночитаемую доверенность, достаточно завести на сотрудника карточку и заполнить информацию. А если истек срок МЧД, легко продлить ее. Удобно, что в системе под именем каждого сотрудника указано, где он может использовать свою электронную подпись: на госпорталах или в ЭДО.

Наши клиенты - по всей России. Рассылка документов почтой стоила дорого. При переходе на ЭДО в СБИС отправка 1 документа стала дешевле в 5 раз. В СБИС даже в стандартный формат документа можно добавить нестандартные элементы. В нашем случае это логотип. СБИС поддерживает разные форматы: акты, счета-фактуры мы отправляем в xml, а договоры оферты в pdf. Через 4 дня после начала интеграции с 1С и доработки документов мы уже начали отправку документов. Клиенты часто задают вопросы по документам, особенно по договорам оферты. Чтобы быстро отвечать и всегда быть на связи для клиентов, переписываемся с ними прямо в СБИС – по каждому документу создается привязанный к нему диалог.

За январь 2020 года мы выставили покупателям уже 8 000 УПД. Документы из 1C выгружаются через СБИС Коннект и обрабатываются в личном кабинете – это удобно и минимизирует количество программ-посредников. В СБИС мы выставляем документы в течение дня несколько раз – это позволяет клиентам видеть документы раньше, чем товар поступит на их склад. А значит, они могут планировать приемку и автоматизировать заведение прихода в свою учетную систему. В СБИС проходит дополнительный контроль документов на правильность и непротиворечивость. Также через СБИС работаем с электронными доверенностями и гарантийными письмами, что увеличивает оперативность отгрузок.

Ежемесячно к нам поступает несколько тысяч документов. Система проверки у нас очень сложная – проверяем 36 критериев. Раньше это делали вручную, нагружая бухгалтерию даже в нерабочее время. В СБИС же вся проверка происходит автоматически, на согласование и подписание документы поступают в электронном виде. Так мы сократили бумажную работу и разгрузили бухгалтерию. За первые пять месяцев работы с ЭДО мы наладили обмен документами с 8000 наших клиентов. В 2017 году запустили в СБИС сбор показаний счетчиков в электронном виде и подписание электронных договоров.

Поскольку мы работаем с бухгалтерией на аутсорсе, а большинство сотрудников часто бывают в командировках, то бумажный документооборот был затруднителен. Поэтому перешли на ЭДО. СБИС решил 3 основных проблемы: 1. Обмен документами с контрагентами. 2. Внутренние согласования: заявки на оплату, договоры. 3. Учет и контроль сотрудников в командировке. СБИС — очень гибкая система, я смогла сама настроить маршруты для бизнес-процессов, не пришлось заполнять никаких заявок. Все делается просто и не занимает много времени. В будущем планируем интегрировать СБИС в нашу основную учетную систему.

Основная наша задача – сделать обслуживание максимально удобным и простым. Мы предложили клиентам ускорить процесс обмена документами и видим, что эта услуга становится востребованной. Переход на ЭДО сократил время подготовки, обработки и отправки документов контрагентам, что позволило сделать обслуживание клиентов более технологичным. С помощью СБИС мы запустили ЭДО по всем филиалам в 56 городах России. По нашим оценкам, доля корпоративных клиентов, использующих данную модель документооборота, составляет 95%. В месяц мы отправляем около 120 000 расчётно-платежных документов нашим абонентам.

Мы продаем авиабилеты российских авиакомпаний. Многие авиакомпании работают через Транспортную Клиринговую Палату, которая контролирует документооборот между агентствами и авиакомпаниями. ЭДО - самый удобный и быстрый для этого способ. Мы выбрали СБИС ЭДО, потому что ТКП и авиаперевозчики уже работают в нем. Интегрировали нашу систему SOFI и СБИС на основании СБИС Коннекта – поэтому настроили работу быстро. Из SOFI мы выгружаем документы в папку, СБИС Коннект забирает их оттуда, подписывает, формирует в пакеты и отправляет. По настроенному регламенту в СБИС документы от нас сначала попадают на проверку в ТКП. Если документы корректны, ТКП их отправляет в авиакомпанию.

Внедрение онлайн-сервисов для клиентов – одно из важнейших направлений развития нашей компании. Переход на электронные документы мы начали в 2012 году сразу после утверждения законодательной базы. Вместе со специалистами СБИС мы провели интеграцию нашей биллинговой системы и личного кабинета клиента. В итоге мы работаем без бумаги уже с десятками тысяч клиентов и продолжаем активно увеличивать их количество.